FormAnalyzer Database Cleanup

FormAnalyzer wersja 7.50 wprowadza nową funkcjonalność automatycznego oczyszczania systemu ze wskazanych „starych” dokumentów. Proces oczyszczania polega na trwałym (nieodwracalnym!) usuwaniu z bazy danych dokumentów oraz paczek łącznie z plikami obrazów stron, które znajdują się na wolumenach systemu. Usuwane są tylko te obiekty, które spełniają ustalone przez administratora warunki oczyszczania bazy danych. Funkcjonalność oczyszczania bazy danych jest realizowana przez nowy moduł o nazwie FormAnalyzer Database Cleanup. W dalszej części opiszemy sposób instalacji oraz konfiguracji nowej usługi. Ponadto informujemy, że najnowsza wersja systemu zawiera istotne poprawki dostrzeżonych przez nas oraz zgłoszonych przez Państwa uwag. Z tego powodu gorąco zachęcamy wszystkich Państwa do dokonania aktualizacji swoich produkcyjnych instalacji systemu FormAnalyzer do wersji 7.50.

W celu dokonania aktualizacji systemu FormAnalyzer do wersji 7.50 należy pobrać program instalacyjny korzystając z jednego z poniższych linków:

• Dla instalacji wykorzystującej programowe klucze zabezpieczające: FA Client 7.50.0.0 SOFTDONGLE.zip
• Dla instalacji wykorzystującej sprzętowe klucze zabezpieczające: FA Client 7.50.0.0 HARDDONGLE.zip
• Dodatkowo należy pobrać skrypt SQL uaktualniający strukturę bazy danych do nowej wersji: FA Update 7.50.0.0.sql

W celu aktualizacji struktury bazy danych należy wykonać następujące kroki:

1. Uruchomić program Interactive SQL na komputerze, na którym jest zainstalowana baza danych systemu FormAnalyzer. Program ten znajduje się w grupie programowej o nazwie SQL Anywhere 11.
2. Połączyć się z bazą danych używając konta z uprawnieniami administratora bazy danych.
3. Wybrać z menu File komendę Open i wskazać plik FA_Update_7.50.0.0.sql
4. Wykonać skrypt wybierając z menu SQL komendę Execute.

UWAGA: dostarczony skrypt SQL jest przeznaczony do aktualizacji bazy danych systemu w wersji 7.18 lub późniejszych. Użytkownicy wcześniejszych wersji systemu FormAnalyzer powinni w pierwszej kolejności zaktualizować swoją instalację np. do wersji 7.3x, która została udostępniona z początkiem kwietnia br.

programu instalacyjnego systemu FormAnalyzer w wersji 7.50. Nowy moduł może być zainstalowany na dowolnym komputerze pracującym pod systemem operacyjnym Windows z platformą .NET Framework w wersji 4.x. Dobrym rozwiązaniem jest instalacja modułu FA Database Cleanup na serwerze, na którym jest zainstalowana baza dany systemu FormAnalyzer.

Program FA Database Cleanup pracuje jako usługa systemu operacyjnego Windows. W celu zarejestrowania usługi w systemie Windows należy uruchomić program Clenup.exe podając w linii komend polecenie /i lub /install. Należy pamiętać, aby uruchomić program z uprawnieniami administratora lokalnej maszyny, ponieważ wymaga tego rejestracja usługi w systemie Windows. Po uruchomieniu programu Cleanup.exe z parametrem instalacji usługi, na ekranie pojawi się okno kreatora, który przeprowadzi użytkownika przez cały proces instalowania usługi oczyszczania bazy danych.

Na tym etapie użytkownik uruchamia kreatora usługi oczyszczania bazy danych. W celu kontynuowania instalacji należy kliknąć przycisk Dalej.

Na tym etapie użytkownik wprowadza parametry połączenia z bazą danych systemu FormAnalyzer. W celu ustalenia parametrów należy kliknąć przycisk Połącz. Pojawi się wówczas standardowe okno dialogowe logowania do bazy danych Sybase SQL Anywhere. Użytkownik wprowadza wymagane parametry połączenia i akceptuje swoje ustawienia przez kliknięcie na przycisk OK. Jeżeli parametry są prawidłowe i udało się nawiązać połączenie z bazą danych, do okienka z parametrami jest wpisywany łańcuch połączenia.

Na tym etapie użytkownik wybiera konto, na jakim będzie uruchamiana nowa usługa. UWAGA: należy pamiętać, że wybrany użytkownik musi posiadać uprawnienia dostępu do wszystkich wolumenów zdefiniowanych w bazie danych systemu FormAnalyzer, gdzie są przechowywane obrazy stron zeskanowanych dokumentów oraz pliki konfiguracyjne.

Na tym etapie instalowania usługi użytkownik wskazuje typ uruchamiania, który może być:

1. automatyczny – wówczas usługa uruchomi się po uruchomieniu systemu operacyjnego
2. ręczny – usługa uruchamia się tylko na żądanie użytkownika
3. wyłączony – wówczas usługa nie zostanie uruchomiona

Jest to ostatni etap instalowania usługi. Kreator zebrał już wszystkie dane potrzebne do zarejestrowania nowej usługi w systemie Windows. Użytkownik może zaznaczyć pole „Uruchom usługę już teraz”, co spowoduje automatyczne uruchomienie usługi zaraz po zakończeniu pracy kreatora, pod warunkiem, że typ uruchamiana usługi nie został określony jako Wyłączony.

Program pozwala również na odinstalowywanie usługi FormAnalyzer Database Cleanup. W celu odinstalowania usługi należy uruchomić program z uprawnieniami administratora lokalnej maszyny, podając w linii wywołania komendę /u lub /uninstall.

Uruchomiona usługa oczekuje na zlecenia oczyszczania bazy danych. W momencie pojawienia się takiego zlecenia, usługa odczytuje z bazy danych aktualną konfigurację i zgodnie z ustawieniami przeprowadza proces usuwania dokumentów oraz paczek. Zlecenie oczyszczania może być wygenerowane automatycznie, zgodnie z harmonogramem oczyszczania bazy danych, albo może być wystawione ręcznie przez użytkownika z uprawnieniami administratora w module FA Scan & Administrator.

Po uruchomieniu programu Scan & Administrator należy wybrać z menu Widok komendę Przejdź do, a następnie komendę Oczyszczanie bazy danych. Można również klikną na odpowiednią ikonkę w pasku nawigacyjnym eksploratora bazy danych.

Widok oczyszczania bazy danych zawiera listę zleceń, która przedstawia szczegółowe informacje na temat każdego zlecenia. Te informacje to:

• Status – informuje o stanie realizacji zlecenia.
  Zlecenie może być Oczekujące, Wykonywane lub Gotowe.
• Zlecający – identyfikator użytkownika, który zlecił oczyszczanie bazy danych. W przypadku zleceń wygenerowanych automatycznie, identyfikatorem użytkownika jest ADMIN.
• Zlecono – data utworzenia zlecenia .
• Wykonano – data realizacji zlecenia przez usługę oczyszczania bazy danych.

Użytkownik może obejrzeć raport z realizacji każdego zlecenia. Podgląd pliku dziennika jest dostępny po wybraniu opcji Właściwości zlecenia lub po podwójnym kliknięciu na wybrane zlecenie na liście. Pliki dzienników zdarzeń dla poszczególnych zleceń są przechowywane na wolumenie konfiguracyjnym systemu FormAnalyzer w podkatalogu Cleanup. 

Użytkownik z uprawnieniami administratora może w każdej chwili zlecić oczyszczanie bazy danych wybierając z menu Plik komendę Nowe zlecenie.

UWAGA: jeżeli na liście przez dłuższy czas znajduje się zlecenie ze statusem Oczekujące (również po odświeżeniu widoku), oznacza to, że usługa oczyszczania FormAnalyzer Database Cleanup jest wyłączona i nie realizuje zleceń. Informacje o błędach, które mogą wystąpić podczas uruchamiania usługi są zapisywane w dzienniku zdarzeń system Windows o nazwie FormAnalyzer.

W widoku oczyszczania bazy danych modułu FormAnalyzer Scan & Administrator jest dostępny przycisk Konfiguruj. Po jego wciśnięciu na ekranie pojawi się okno dialogowe, w którym użytkownik z uprawnieniami administratora może ustawić parametry procesu oczyszczania bazy danych. Okno dialogowe konfiguracji zawiera trzy zakładki:

Na tej zakładce użytkownik ustawia następujące parametry:

• Czas przechowywania dokumentów w bazie danych (podawany w dniach)
• Warunek nałożony na dokumenty, który określa, czy usuwane mają być dokumenty wyeksportowane, zarchiwizowane lub wszystkie, czyli znajdujące się na dowolnym etapie przetwarzania.
• Lista folderów wykluczonych z oczyszczania. Dokumenty znajdujące się w folderach z tej listy nie zostaną usunięte przez usługę oczyszczania bazy danych. Mogą to być np. takie foldery, w których są przechowywane dokumenty służące do testowania rozpoznawania i weryfikacji. Wykluczenie z oczyszczania obejmuje również foldery potomne.

Włączenie lub wyłączanie automatycznie generowanych zleceń oczyszczania. Zlecenia automatyczne są generowane na podstawie harmonogramu, który jest konfigurowany na pozostałych zakładkach okna dialogowego.

Na tej zakładce użytkownik określa datę i czas, kiedy zostanie wygenerowane automatyczne zlecenie oczyszczania bazy danych. Użycie opcji Pomiędzy ma sens tylko i wyłącznie w połączeniu z ustawieniem powtarzalności generowania zleceń. Jeżeli żadna z opcji powtarzalności nie zostanie włączona, harmonogram wygeneruje pojedyncze zlecenie, po czym automatyczne oczyszczanie się wyłączy.

Na tej zakładce użytkownik może włączyć cykliczne generowanie zleceń oczyszczania bazy danych. Opcja Powtarzaj co służy do ustawiania cykliczności co pewien ustalony przedział czasowy, który może być wyrażony w godzinach, minutach lub sekundach i w kontekście definiowania harmonogramu oczyszczania bazy danych nie ma zastosowania. Znacznie ciekawsza jest opcja Uruchom w następujących dniach, gdyż pozwala zdefiniować harmonogram, który będzie generował zlecenia oczyszczania bazy danych w wybranych dniach tygodnia lub miesiąca.