Faktury4U - instrukcja

Faktury4U to system wspomagający wymianę informacji pomiędzy Biurem Rachunkowym (księgowość) a Przedsiębiorcą.

Pomagamy też w wystawianiu faktur, korekt i współpracujemy z KSeF.

Nasz prosty obieg dokumentów pozwoli na zachowanie kontroli nad całą dokumentacją i wygodną współpracę z biurami rachunkowymi.

Logowanie i twoje konto

Aby skorzystać z Faktury4U musisz się zalogować.

Dane do logowania możesz otrzymać od swojego Biura Rachunkowego lub rejestrując się bezpośrednio.

Logując się podajesz:

NIP swojego przedsiębiorstwa,
Login – nazwę twojego konta w Faktury4U – często będzie to twój adres e-mail.
Hasło – twój sekret. Faktury4U nigdy nie przechowują i nie znają treści twojego hasła.
Jak je zgubisz możesz zresetować swoje hasło sam lub poprosić Biuro aby zresetowali twoje hasło wtedy podadzą ci nowe.

Zachęcamy do włączenia logowania dwu-etapowego z zastosowaniem Google Authenticator. Poniżej znajdziesz rozdział gdzie opisaliśmy całą procedurę jak to włączyć.

Ekran główny

Na górze ekranu zawsze znajdziesz obszar zawierający przycisk włączania menu, odnośnik do ekranu głównego - Faktury4U nazwę swojego przedsiębiorstwa oraz przycisk do wylogowania i zmiany hasła.

W każdej chwili możesz wrócić na ekran główny wybierając Faktury4U.

Masz do wyboru szereg kafelków. Każdy prowadzi do wybranych funkcji systemu:

	Dokumenty - tam znajdziesz listę faktur i innych zarejestrowanych dokumentów. Możesz je przeglądać, zapisać kopię na swoim komputerze i wykonać inne operacje na wybranej grupie dokumentów.
	Dokumenty zazwyczaj powstają albo jako zarejestrowane przez Ciebie faktury albo są rejestrowane w Biurze Rachunkowym. Jeżeli jednak potrzebujesz dodać dodatkowy dokument możesz skorzystać z tej funkcji. Pamiętaj, że faktury wystawisz i zarejestrujesz w KSeF tylko korzystając z przycisków Faktura VAT i inne.
	Tutaj pokażemy Ci informacje o sumie przychodów i kosztów (sprzedaż/zakup) zarejestrowanych w systemie. Możesz zorientować się czy imasz zysk czy stratę. Dodatkowo zobaczysz podział kosztów według kategorii - ile na telefony a ile na eksploatacje samochodów. Kategorie ustala biuro ale napewno możesz to z nimi ustalić.
	Utwórz nową fakturę proforma. Po jej zatwierdzeniu będziesz mógł przesłać proformę do kontrahenta. Faktura proforma nie będzie rejestrowana w KSeF to raczej sposób na sformalizowanie umowy sprzedaży z kontrahentem i wskazanie mu kwot i rachunku do opłaty twojego świadczenia. Fakturę VAT wystawisz pewnie po otrzymaniu zapłaty lub zaliczki.
	Utwórz nową fakturę VAT. Do kwietnia 2026 nie będziesz musiał jej rejestrować w KSeF więc póki co zapiszesz ją w systemie a kopie w PDF prześlesz do kontrahenta. Jak trzeba przed wysyłką możesz ją jeszcze zmienić. Obecnie rejestracja w KSeF dotyczy środowiska testowego. UWAGA środowisko testowe jest ogólnie dostępne nie zapisuj tam danych, których ktoś inny nie miałby czytać.
	Utwórz nową fakturę zaliczkową VAT. Jeżeli otrzymałeś zaliczkę i musisz wykazać ją fakturą to tędy droga. Podobnie jak w przypadku faktury VAT będziesz mógł zarejestrować ją w KSeF.
	Utwórz nową fakturę rozliczeniową VAT. Jeżeli zarejestrowałeś fakturę zaliczkową w naszym systemie to prościej będzie ją otworzyć i wybrać przycisk tworzenia faktury rozliczeniowej. System sam utworzy rozliczenie na podstawie zaliczki i jeżeli ją zaakceptujesz to wszystko będzie znacznie prostsze. Jeżeli jednak musisz zarejestrować rozliczenie bez zaliczki (może wystawiłeś ją w innym systemie) to tędy droga.
	Wyślij dokumenty do twojego Biura Rachunkowego. Przygotuj skany lub PDF faktur i zarejestruj odpowiednio zakupu i sprzedaż. Prześlij wyciągi, listy płac i inne niezbędne dokumenty.
	Przejrzyj przesyłki (pliki) wysłane do Biura. Możesz usunąć błędne, pobrać oryginały i dowiedzieć się czy Biuro już je odebrało.
	KSeF - tu będziesz mógł przejrzeć faktury zarejestrowane w KSeF, pobrać ich XML i wizualizację PDF. Jeżeli będą to faktury wystawione dla Ciebie - jesteś nabywcą to możesz zdecydować, które mają zostać zarejestrowane przez Biuro jako tzw. koszty. Pamiętaj obecnie możesz korzystać ze środowiska testowego ale tam każdy może widzieć twoje testowe faktury więc bądź ostrożny.
	Kontrahenci - lista zarejestrowanych kontrahentów. Możesz zarejestrować nowych lub zmienić bądź usunąć dotychczasowych. Serwis GUS i VIES pomogą Ci wprowadzić dane kontrahenta jak tylko znasz ich NIP (NIPUE).
	Produkty - twoja lista najczęściej sprzedawanych produktów/usług. Możesz określić ich cenę jednostkową, jednostkę miary i inne dane tak aby przy tworzeniu faktury mieć wszystko pod ręką.
	Ustawienia Twoje konto - informacje o twoim koncie, dane kontaktowe i możliwość włączenia logowania dwuetapowego. Dane rejestrowe twojego przedsiębiorstwa. Będą niezbędne do rejestracji w KSeF. Rachunki Bankowe - lista rachunków bankowych, które wskażesz jako konto opłaty wystawianych faktur "na przelew". Numeratory dokumentów - numeratory tworzą automatycznie następne numery faktur tak abyś nie musiał o tym pamiętać. Możesz mieć więcej niż jeden numerator i możesz określić jak ma wyglądać np. FAKTURAVAT/0001/02/2026. Treści komunikatów e-mail wysyłki faktur - wybierając polecenie wysłąnia faktury mailem tworzymy tekst maila na podstawie tu zarejestrowanych szablonów. Możesz przejrzeć te automatycznie utworzone i dodać coś od Siebie. KSeF Uwierzytelnianie - tu zarejestrujesz token dostępu do KSeF lub/i certyfikat KSeF. Póki co dotyczy to środowiska testowego więc nie musisz się martwić, że zarejestrowane dokumenty nie dadzą się poprawić. Jakby co wystawisz korektę na "zero" jednym przyciskiem.