Program InvoiceDigitizer pozwala na zapisanie wprowadzonych informacji o fakturach do formatu zgodnego z importem danych WAPRO XML dla WAPRO Finanse i Księgowość. (Fakir). Wykorzystywany jest format WAPRO XML Mag. Informacje o kategoriach nadanych poszczególnym fakturom zawarte są w elemencie POLE1 danych nagłówkowych faktury a dla kategorii pomocniczych w POLE2 i POLE3.  Poniższy opis przygotowano korzystając z WAPRO Fakir wersja 8.90.2.

W celu importu danych należy wykonać następujące czynności:

1. Przygotować zestaw kategorii w programie InvoiceDigitizer  Weryfikator. Kategorie powinny odzwierciedlać podstawowe potrzeby podziału kosztów/przychodów z punktu widzenia rodzajowego i/lub podatkowego. Jeżeli planuje Państwo księgowanie równoległe to wówczas prosimy włączyć opcje kategorii pomocniczych i odpowiednio utworzyć kategorie pomocnicze 1 i/lub 2.
2. Weryfikując (dekretując) dokumenty nadać poszczególnym fakturom odpowiednie kategorie.
3. Wyeksportować dane o fakturach (paczkę) do formatu WAPRO
4. Utworzyć definicję źródła danych InvoiceDigitizer i wskazać sposób dekretacji dla kolejnych kategorii.
5. Importować dokumenty według stworzonej definicji źródła danych.

W menu Narzędzia programu InvoiceDigitizer Weryfikator znajduje się polecenie "Zarządzanie kategoriami...".

Po jego wyborze i wskazaniu dla jakiego klienta chcemy definiować kategorie pojawi się aktualna lista kategorii wybranego klienta. Początkowo lista będzie pusta. Załóżmy, że chcemy wprowadzić prosty podział faktur na koszty i towary. W tym  wypadku utworzymy dwie kategorie:

Dla pełnej księgowości pole Kolumna KPiR może zostać puste.

Po zakończeniu weryfikacji danych i przypisaniu fakturom kategorii (Koszty/Towary) program Weryfikator pozwala na eksport danych do programów zewnętrznych.

Należy wybrać format WAPRO i potwierdzić miejsce gdzie będzie zapisany plik XML z danymi:

W celu utworzenia (edycji) definicji źródła danych InvoiceDigitizer wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz zakładkę Definicje
2. Wybierz polecenie "Import definicje/Import - źródła danych".
3. Wybierz przycisk Dodaj lub Popraw.
4. Wypełnij formatkę definicji źródła danych - użyj nazwy InvoiceDigitizer (może być inna) i typu źródła WAPRO Mag - MW (koniecznie ten format).
5. Ustaw tryb współpracy między systemami jako "rozłączne bazy".
6. Ustaw tryb importuwanych dokumentów jako "niezadekretowane".
7. Zapisz definicję źródła danych.

Ustaw domyślne źródło danych "InvoiceDigitizer" jako właściwe dla typu źródła danych WAPRO Mag - MW.

Wybierz przycisk "Ustaw domyslne źródło".

Tworzenie schematu księgującego.

W celu definicji schematu skięgującego wybierz zakładkę "Definicje" i pocenie "Import - definicje" -> "Import - schematy księgujące".

Kolejno:

1. Wskaż źródło danych InvoiceDigitizer.
2. Dodaj schemat księgowania.
3. Wskaż typ importowanego dokumentu - FZ - Faktura zakupu
4. Ustal nazwę i opis schematu.
5. Wybierz przycisk "Dodaj" w celu kolejnego dodania dekretu na poszczególne konta.

Tworząc dekret wypełnij odpowiednio:

1. Knoto (Dt lub Ct)
2. Typ dekretu - Dekret dla nagłówka
3. Typ kwoty - Netto/Brutto/Vat
4. Dodatkowo możesz wskazać czy dany dekret ma być tworzony w zależności od użytej kategorii.
   1. wybierz "formuła warunku"
   2. wybierz "dodaj"
   3. Wypełnij warunek np. @dokument_pole1 = 'Usługi obce'
      Taki zapis oznacza, że dekret będzie tworzony gdy użyto kategorii głównej o akronimie 'Usługi obce'. Akronim kategorii musi być identyczny z wprowadzoną wartością w warunku.

Możesz utworzyć za pomocą przycisku "Powiel" wiele dekretów i odpowiednio zmienić warunek (kategorię) i konto dla kolejnych dekretów rodzajowych.

Gdy dekrety będą gotowe - pamiętaj suma dekretu Ct i Dt musi bilansować się - skojarz schemat z typem dokumentu i dziennikiem.

W tym celu w oknie schematu księgowania wybierz przycisk "Skojarz".

Gotowy schemat zapisz i wygeneruj procedurę - przycisk "Zapisz i wygeneruj procedurę".

Posiadając gotowe definicje źródła danych i schematów księgujących można importować dane.

W tym celu wybierz zakładkę dokumenty i polecenie "Import dokumentów".

W oknie "Import dokumentów" wybierz przycisk + .

Ustal:

1. Źródło danych - InvoiceDigitizer
2. Schemat księgowania - ID Zakupy (lub inna nazwa jaką użyto)

Wybierz przycisk "Wykonaj".

Po wskazaniu pliku XML z dokumentami danej paczki InvoiceDigitizer wybierz przycisk dekretuj w celu wykonania dekretacji zgodnie z wybranym schematem.

Możesz przejrzeć i ustawić skojarzenie kontrahentów poprzez mechanizm Kartoteki i Diagnostyki.